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行业新闻

无纸化会议打造卓越会议管理受政府机关青睐

大企业更需要卓越的会议管理,一位大型国企的高管对外表示,采用无纸化会议系统后,公司的会议管理更顺畅了,会议效率更高了,会议体验更好了,会议成本节省了,为公司带来了更好的效益,无纸化会议作为中国政府倡导的信息化,电子化建设的重要组成部分,在互联网+的浪潮之下,正从政府机关迅速扩散到企业,中国的无纸化会议行业迎来属于自己的黄金时代。

无纸化会议是全球无纸化办公理念的一个延伸,其倡导用电子化会议替代传统纸质会议,无纸化会议系统基于移动互联网技术,把传统的纸质为信息记录载体的会议,转化成以平板电脑,智能手机为载体的数字无纸化会议系统化,移动化的多媒体会议,利用智能手机的便携性,把会议从固定的会议室延伸到场外的移动终端,大大提高了会议的灵活性和效率,从而成为大企业会议管理系统中的必备配置。

一般来说,大企业对于无纸化会议的需求主要分成3部分:一是如何保证会议的高效,二是如何保障会议的安全保密,三是如何提升参会者的会议体验。

首先,关于会议的高效性,效率就是企业的生命线,大企业事务多,人员多,尤其如此,提高企业的会议效率,就是给企业增加效益,无纸化系统,使用门槛低,无须任何计算机应用知识也可熟练使用,操作方便不复杂,会议室预订管理系统且会议资料也无需打印一键就能上传,会务信息轻松群发,实时修改,让会议筹备更从容,会议过程中,支持电子签到,会议同屏,投票表决等功能,会议进程更快,会议效率大大提升。

其次,关于会议的保密性,随着国家信息化进程的不断加快,信息安全问题也越来越突出,在传统的纸张会议文件的传送中,每次会议的召开,都需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑打印,由于中间环节多,给保密会议带来很多不可预见的风险,无纸化系统打造5重会议安保机制,从会议数据存储,会议资料管理到会议人员权限控制,从根本上杜绝传统方式下带来的各种隐患。

第三,关于提升会议体验,会议资会议室预约管理系统料翻阅不便,跟不上主持节奏,会议犯困……这些都是导致会议体验不佳的原因,无纸化会议系统,提供卓越的阅读体验,让每个与会者轻松愉悦,不仅可与主讲人同步阅读,还支持在终端上查看文档大纲,添加书签,批注,评论,截图等,同时支持DOC,PPT,XLS,PDF,JPG,MP4等常用文件格式,优秀的阅读体验,让电子会议资料阅读变得更轻松,愉悦。

不管是一线城市还是三四线城市,使用无纸化会议系统已经成为一种新趋势,我们有理由相信,未来使用无纸化会议系统的政府机关只会越来越多,同时,我们也必须弄明白,为什么政府机关如此偏爱无纸多媒体信息发布系统化会议系统。

对此,有原因有二:一是政策驱动,近年来中国政府大力倡导无纸化办公,推崇环保低碳理念,推动节约型政府建设,二是条件成熟,经过十余年的电子政务建设,目前中国各级政府都已经实现了电子化办公,实现了内部信息的互联互通,为无纸化会议系统的建设奠定了基础。

同时,无纸化会议系统给政府会议带来的实实在在的好处,也是政府机关喜爱无纸化会议的内在因素,比如多家政府机关在使用无纸化系统后,都纷纷表示好处处多多,主要有以下几个方面:。

提高会议效率。

无纸化会议,顾名思义就是用电子化会议资料代替纸质资料,它具有免打印液晶显示屏升降器,免销毁,便于阅读,易于保存整理等好处,能大大节省会议组织筹备时间,加快会议进程,提升会议效率。

节约会议支出。

现在全国每年用于会议的纸张耗费是惊人的,光一个市级政府机关,一年的纸张费用就高达数十万元,使用无纸化会议系统可以免除纸张消耗,为政府节约会议经费,同时还响应了国家的绿色环保号召。

提升政府形象。

使用无纸化会议系统,会议室整洁如新,会议平板摆放整齐,极具高科技现代化的气息,我们设想一下,会议中一人手持一个平板开会,是多么高大上的一个场面,它不仅让来访的宾客感觉受重视,也显示了政府与时俱进的执政理念。

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